CIRCULAR INFORMATIVA A
NUEVOS SISTEMAS DE FACTURACIÓN Y FACTURA ELECTRÓNICA
Como consecuencia de las importantes modificaciones introducidas en los últimos años en materia de facturación, consideramos conveniente informarle con suficiente antelación de las nuevas obligaciones que afectarán progresivamente a empresarios, profesionales y sociedades.
Es importante distinguir DOS OBLIGACIONES DIFERENTES, aunque relacionadas entre sí:
1. SISTEMAS INFORMÁTICOS DE FACTURACIÓN – RD 1007/2023 (RRSIF)
El Real Decreto 1007/2023 regula los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos utilizados para la facturación.
La finalidad fundamental de esta normativa es garantizar la:
INTEGRIDAD – CONSERVACIÓN – ACCESIBILIDAD – LEGIBILIDAD – TRAZABILIDAD – INALTERABILIDAD
de los registros de facturación.
Por tanto, cuando para facturar se utilice un sistema informático —programa de facturación, TPV, caja registradora informatizada u otro sistema equivalente— deberá tratarse de un sistema adaptado a las exigencias establecidas reglamentariamente.
Esta obligación afecta tanto a las facturas completas como a las facturas simplificadas (tickets).
Por ello, puede afectar igualmente a sociedades, autónomos, comunidades de bienes, comercios minoristas, cafeterías, restaurantes, farmacias y, en general, empresarios y profesionales que utilicen sistemas informáticos para sus procesos de facturación, salvo los supuestos expresamente excluidos por la normativa.
FECHAS DE ADAPTACIÓN
Los sistemas deberán estar adaptados:
Antes del 1 DE ENERO DE 2027:
Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
Antes del 1 DE JULIO DE 2027:
Resto de obligados incluidos en el Reglamento, entre ellos empresarios individuales y entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.
Dentro del RRSIF existen dos modalidades de cumplimiento:
VERI*FACTU: el sistema remite electrónicamente a la Agencia Tributaria los registros de facturación.
NO VERI*FACTU: los registros no se remiten automáticamente a la AEAT, pero el sistema debe conservarlos garantizando especialmente su integridad, trazabilidad e inalterabilidad y cumpliendo los restantes requisitos reglamentarios.
2. FACTURA ELECTRÓNICA OBLIGATORIA ENTRE EMPRESARIOS Y PROFESIONALES – RD 238/2026
El Real Decreto 238/2026 desarrolla un sistema distinto: la futura facturación electrónica obligatoria en las operaciones entre empresarios y profesionales (B2B).
Cuando resulte aplicable esta normativa, las operaciones sujetas deberán documentarse mediante una verdadera factura electrónica estructurada, conforme a los formatos y procedimientos establecidos reglamentariamente.
Por ejemplo, una sociedad o comunidad de bienes que arriende un local comercial a una farmacia, comercio, empresa o profesional y emita una factura completa con IVA estará, con carácter general, dentro de este sistema cuando resulte obligatoria su aplicación.
IMPORTANTE: FACTURAS SIMPLIFICADAS
Las facturas simplificadas ordinarias quedan exceptuadas de la obligación de factura electrónica establecida por el RD 238/2026, sin perjuicio de determinados supuestos de facturas simplificadas cualificadas.
Por ello, un ticket ordinario expedido por una cafetería, comercio minorista, restaurante, etc., no se convierte por esta norma en una factura electrónica B2B.
Sin embargo, esto NO significa que quede fuera del RD 1007/2023.
Si para expedir esos tickets se utiliza un sistema informático de facturación sujeto al RRSIF —por ejemplo, un TPV o caja registradora informatizada—, dicho sistema deberá cumplir las exigencias de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
3. NO DEBEN CONFUNDIRSE AMBAS OBLIGACIONES
En consecuencia:
RRSIF – RD 1007/2023
Regula fundamentalmente CÓMO DEBE FUNCIONAR EL SISTEMA INFORMÁTICO CON EL QUE SE FACTURA.
FACTURA ELECTRÓNICA – RD 238/2026
Regula fundamentalmente CÓMO DEBERÁ EXPEDIRSE, TRANSMITIRSE Y RECIBIRSE LA FACTURA ELECTRÓNICA ENTRE EMPRESARIOS Y PROFESIONALES.
Por tanto, una operación puede quedar excluida de la obligación de factura electrónica del RD 238/2026 y, sin embargo, estar plenamente afectada por las exigencias del RRSIF cuando se utilice un sistema informático de facturación.
4. ENTRADA EN APLICACIÓN DEL RD 238/2026
A diferencia de las fechas anteriormente indicadas para los sistemas informáticos de facturación, la aplicación efectiva del RD 238/2026 está vinculada a la entrada en vigor de la correspondiente Orden Ministerial de desarrollo de la solución pública de facturación electrónica.
A partir de dicha fecha, la obligación será exigible:
• 12 meses después, para empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya excedido de 8 millones de euros en el año natural anterior.
• 24 meses después, para el resto de empresarios y profesionales.
Por tanto, estas fechas no deben confundirse con el 1 de enero y el 1 de julio de 2027 correspondientes al RRSIF.
5. RECOMENDACIÓN A NUESTROS CLIENTES
Recomendamos que durante los próximos meses todos los clientes que utilicen programas de facturación, TPV, cajas registradoras informatizadas u otros sistemas equivalentes contacten con sus proveedores informáticos para comprobar que los sistemas utilizados estarán debidamente adaptados al RD 1007/2023 dentro de los plazos legalmente establecidos.
LÍMITES PARA LA EXPEDICIÓN DE FACTURAS SIMPLIFICADAS
Conviene recordar que, conforme al artículo 4 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de facturación, podrán expedirse facturas simplificadas cuando su importe no exceda de 400 euros, IVA incluido, así como cuando se trate de facturas rectificativas.
No obstante, dicho límite se eleva hasta 3.000 euros, IVA incluido, exclusivamente para determinadas operaciones expresamente enumeradas en el artículo 4.2 del citado Reglamento, entre ellas las ventas al por menor, servicios de hostelería y restauración, bares y cafeterías, transporte de personas, peluquerías, utilización de instalaciones deportivas, aparcamientos de vehículos, tintorerías y autopistas de peaje, entre otras.
Debe tenerse especialmente en cuenta que estos límites determinan cuándo puede utilizarse una factura simplificada, pero constituyen una cuestión distinta de su eventual exclusión de la obligación de facturación electrónica establecida por el Real Decreto 238/2026.